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Cuáles son los costos ocultos más comunes en las pymes y cómo evitarlos

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Más allá de las erogaciones fijas destinadas a salarios, impuestos y servicios, existe una serie de gastos no visibles que pueden poner en riesgo la sustentabilidad del negocio. Cómo detectarlos.

En las pymes, la variable costos representa más que las erogaciones fijas para solventar salarios, impuestos, servicios y mercadería. Hay también una serie de costos no visibles que, de no ser detectados a tiempo, pueden poner en riesgo la sustentabilidad del negocio.

“Se calcula que del 15% al 40% de la capacidad de las empresas está relacionada con retrabajos y productos o servicios defectuosos. Muchos de estos costos no son registrados, pero no dejan de reducir la ganancia y se denominan costos ocultos”, explica la consultora Luciana Paulise, desde su libro “SOS pymes”.

La clave es detectarlos a tiempo a través de mediciones que evalúen la eficiencia de todos los sectores de una firma. Al identificarlos, las pymes podrían incrementar su productividad y rentabilidad.

Para Karina Prieto, responsable de Proyectos de ABECEB, es clave avanzar en instancias de registro, control, parametrización y, eventualmente, sistemas de calidad a certificar. “Es posible hacerlo analizando los procesos desarrollados en la empresa, como los vinculados al suministro, la producción, la distribución o entrega de despachos, a fin de identificar espacios para la mejora”.

De ello, puede surgir la oportunidad para establecer instancias de registro de tiempos de ejecución, de verificación de aptitud, controles de calidad o monitoreo del proceso, que se constituyen en los primeros indicadores.

“Luego, se pueden definir métricas de referencia que podrían adoptar el carácter de parámetros de cumplimiento. Así se irán introduciendo mejoras que se reflejen en mejores tiempos, menores fallas, menores costos y mayor satisfacción de clientes”, sugiere Prieto.

De acuerdo con la metodología japonesa de lean manufacturing, en un modelo de gestión que se enfoca en minimizar las pérdidas de los sistemas de manufactura y maximiza la creación de valor para el cliente final, los costos ocultos más comunes se agrupan en ocho grupos, sostiene Paulise. Y, si bien es muy utilizada entre las firmas de la industria automotriz, es aplicable a todo tipo de sector y tamaño de empresa, aclara.

Aquí compartimos algunos consejos prácticos para incrementar el engagement:

1) Los defectos, retrabajos y el scrap

Se produce por no haber realizado un proceso correctamente. Incluye el costo del material irrecuperable, el tiempo de las personas involucradas en el retrabajo, el tiempo de las máquinas, el tiempo de inspeccionar productos, definir el nivel de defecto y decidir si se puede aprovechar el material o debe eliminarse. Ocurre cuando se entrega a un cliente un producto incorrecto y hay que reemplazarlo. Para evitarlo, se recomienda trazar procesos diseñados a prueba de errores y hacer controles de calidad en tiempo real.

2) La sobreproducción

Se produce más de lo que se va a vender. Puede deberse a la falta de ventas o de planeamiento. Genera capacidad no aprovechada para fabricar otro producto que tenga más salida.

3) La espera

Cuando un grupo de empleados tienen tiempo ocioso mientras otros están tapados de trabajo. Se puede evitar balanceando las tareas, estableciendo un orden de atención e identificando lo que hay que hacer. Los productos en una fábrica también pueden tener espera en la cola de producción o en el depósito por un layout deficiente, producción en grandes lotes, baja coordinación entre operarios, tiempos elevados de preparación de máquinas o incorrecto mantenimiento.

4) El inventario

Puede deberse a comprar más de lo necesario, a la falta de planificación del stock, a la falta de un sistema de contabilización, a reprocesos por mala calidad, a la compra en cantidad para evitar el efecto de la inflación u obtener un mejor precio. Es clave analizar el costo del manejo de este stock, el costo del espacio, la mayor probabilidad de robo, la pérdida de utilidad del producto por caducidad o falta de mantenimiento y el capital invertido detenido.

5) El transporte

Implica movimiento de material innecesario. Se puede determinar cuáles son los productos que salen con más frecuencia de un depósito y ponerlos en la entrada. Es clave optimizar la disposición de las máquinas y de los empleados para evitar movimientos innecesarios. Reducirlo ahorra esfuerzo y probabilidades de rotura durante el transporte.

6) Las ideas de los empleados

El colaborador no aprovechado es un costo. Se debe fomentar la propuesta de ideas, escucharlas y poner en práctica las que sean realizables.

7) El movimiento del personal

Incluye el transporte innecesario de personas. En una fábrica, si los procesos no están organizados secuencialmente, puede ocurrir que los operarios pierdan tiempo para trasladarse. Es importante tener en cuenta el tiempo que se pierde con cada movimiento.

8) El exceso de procesamiento

Se genera cuando se añaden pasos a un proceso que no agrega valor para el cliente.

En la mayoría de las pymes industriales, la división de las erogaciones se contabiliza por la cantidad de producción. Especialistas recomiendan establecer el adecuado uso de todos los recursos, en lo que se denomina relación insumo-producto. Es decir, cuánta materia prima se necesita para producir una unidad, cuántas horas hombre se requieren y cuánto tiempo de la instalación fabril. Así, la compañía comienza a visualizar de una forma más integral los costos necesarios.

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